Materi Kepemimpinan

A.    PENGERTIAN PENGORGANISASIAN

Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai tujuan organisasi, sumber daya- sumber daya yang dimilkinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Dua aspek utama proses penyusunan struktur organisasi adalah departementalisasi dan pembagian kerja.

Proses pengorganisasian dapat ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur berikut ini :

1.      Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.

2.      Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logik dapat dilaksanakan oleh satu orang.  Pembagian kerja sebaiknya tidak terlalu berat sehingga tidak dapat diselesaikan, atau terlalu ringan sehingga ada waktu menganggur, tidak efisien dan terjadi biaya yang tidak perlu.

3.      Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organasasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis. Mekanisme pengkoordinasian ini akan membuat para anggota organisasi menjaga perhatiannya pada tujuan organisasi dan mengurangi ketidak-efisienan dan konflik-konflik yang merusak.

Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses, akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Proses ini akan tercermin pada struktur organisasi,.

Aspek-aspek penting organisasi dan proses pengorganisasian :

1.      Pembagian kerja.

2.      Departementalisasi (departementasi).

3.      Bagan organisasi formal.

4.      Rantai perintah dan kesatuan perintah.

5.      Tingkat-tingkat hirarki manajemen.

6.      Saluran komunikasi.

7.      Penggunaan komite.

8.      Rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal yang tak dapat dihindarkan.

B. STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi (desain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur ini mengandung unsure-unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran(ukuran) satuan kerja.

Adapun faktor-faktor utama yang menetukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut :

1.      Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya. Strategi akan menjelaskan bagaiman aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun diantara para manajer dan bawahan. Aliran kerja sangat dipengaruhi strategi, sehingga bila strategi berubah maka struktur organisasi juga berubah.

2.      Teknologi yang digunakan. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang-barang atau jasa akan membedakan struktur organisasi.

3.      Anggota(karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi. Kemampuan dan cara berpikir para anggota, serta kebutuhan mereka untuk bekerjasama harus diperhatikan dalam merancang organisasi.

4.      Ukuran organisasi. Semakin besar ukuran organisasi, struktur organisasi akan semakin kompleks, dan harus dipilih bentuk struktur yang tepat.

Unsur-unsur organisasi terdiri dari :

1.      Spesialisasi kegiatan.

2.      Standardisasi kegiatan.

3.      Koordinasi kegiatan.

4.      Sentralisasi dan Desentralisasi.

5.      Ukuran satuan kerja.

C. PEMBAGIAN KERJA

Tujuan suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan dimana individu-individu tidak dapat mencapainya sendiri. Kelompok dua atau lebih orang yang bekerja bersama secara kooperatif dan dikoordinasikan dapat mencapai hasil lebih daripada dilakukan perseorangan. Konsep ini disebut synergi.  Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja (division of labor) yang memungkinkan synergi terjadi.

Sebagai contoh, pembagian kerja dalam team sepak bola : dimana ada manajer tim, kepala pelatih, asisten pelatih, dokter tim, penjaga gawang, dan pemain lainnya. Pembagian kerja ini efektif karena bila hanya komponen kecil dari pekerjaan yang dilaksanakan, kualifikasi personalia yang rendah digunakan, dan latihan jabatan lebih mudah. Gerakan-gerakan dan perpindahan yang percuma dari komponen pekerjaan yang besar diminimumkan. Lebih dari itu, pembagian kerja mengarahkan penanaman pada peralatan dan mesin-mesin yang efisien untuk meningkatkan produktivitas.

Namun demikian, beberapa penulis telah menunjukkan adanya konsekuensi-konsekuensi pada perilaku karyawan sehubungan dengan pembagian kerja, bila hal itu dilaksanakan secara ekstrim. Ini dapat menimbulkan kebosanan, keletihan, monoton dan kehilangan motivasi yang dapat menghasilkan ketidak-efisienan dan bukan efisiensi.

 D. BAGAN ORGANISASI FORMAL

Manajer perlu menggambarkan bagan organisasi untuk menunjukkan struktur organisasi. Bagan organisasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi dan menunjukkan bagaimana hubungan di antaranya. Satuan-satuan organisasi yang terpisah biasanya digambarkan dalam kotak-kotak, di mana dihubungkan satu dengan yang lain dengan garis yang menunjukkan rantai perintah dan jalur komunikasi formal.

Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yang secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut :

1.      Pembagian kerja. Setiap kotak menunjukkan individu atau satuan organisasi mana yang bertanggung jawab untuk kegiatan organisasi tertentu, dan tingkat spesialisasi yang digunakan.

2.      Manajer dan bawahan atau rantai perintah. Setiap anggota organisasi mempunyai suatu kaitan dengan manajer puncak organisasi. Dalam hal ini prinsip kesatuan perintah harus jelas, dimana setiap karyawan menerima tugas dan pelimpahan wewenang hanya dari seorang manajer dan melaporkan pertanggung jawaban juga hanya kepada seorang manajer.

3.      Tipe pekerjaan yang dilaksanakan. Label dan deskripsi pada tiap kotak menunjukkan pekerjaan organisasional atau bidang tanggung jawab yang berbeda.

4.      Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan. Keseluruhan bagan menunjukkan atas dasar apa kegiatan-kegiatan organisasi dibagi dasar fungsional atau divisional, atau lainnya (departementalisasi).

5.      Tingkatan manajemen. Suatu bagan tidak hanya menunjukkan manajer dan bawahan tetapi juga keseluruhan hirarki manajemen.

Kelemahan dan kekurangan utama bagan adalah masih banyak hal-hal yang tidak jelas atau tidak ditunjukkan. Bagan, sebagai contoh, tidak menunjukkan seberapa besar tingkat wewenang dan tanggung jawab setiap tingkatan manjerial. Bagan juga tidak menunjukkan hubungan –hubungan informal dan saluran komunikasi, dimana organisasi tidak dapat berfungsi secara efisien tanpa hal-hal itu.

Bentuk-bentuk Bagan Organisasi 

Menurut Henry G. Hodges mengemukakan empat bentuk bagan organisasi yaitu :

1.      Bentuk pyramid.

2.      Bentuk vertikal.

3.      Bentuk horizontal.

4.      Bentuk lingkaran.

E. DEPARTEMENTALISASI

Beberapa bentuk departementalisasi yang akan dibicarakan berikut ini, adalah atas dasar :

1.      Fungsi : pemasaran, akuntansi, produksi, atau keuangan.

2.      Produk atau jasa : divisi mesin cuci, lemari es, televisi, atau radio.

3.      Wilayah : divisi DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa Tengah, atau Indonesia Timur dan Operasi Internasional.

4.      Langganan : penjualan industry, pedagang eceran, pemerintah, miter atau konsumen.

5.      Proses atau peralatan : departemen pemotongan, kelompok perakitan, bagian finishing.

6.      Waktu : kelompok kerja bisa dibagi menjadi shift pertama, shift kedua, dan shift ketiga.

7.      Pelayanan : bisa mencerminkan kelas bisnis, kelas ekonomi, dan kelas turisdalam pelayanan di pesawat terbang.

8.      Alpha-numerical : bisa digunakan pada pelayanan telephone.

9.      Proyek dan matriks : digunakan oleh perusahaan konstruksi dengan teknologi tinggi.

Dalam hal ini harus dicatat bahwa hamper semua organisasi menggunakan lebih dari satu pendekatan dalam pengelompokan kegiatan-kegiatannya. Bahkan dalam organisasi yang besar mungkin dijumpai empat, lima atau enam pendekatan digunakan bersama sebagai dasar departementalisasi.

Ø  Departementalisasi Fungsional

Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Semua individu-individu yang melaksanakan fungsi yang sama dikelompokkan bersama, seperti seluruh personalia penjualan, akuntansi, programmer computer, dsb.

Organisasi fungsional ni barangkali merupakan bentuk yang paling umum dan bentuk dasar departementalisasi. Departementalisasi fungsional yang digunakan pada tingkatan manajemen puncak dalam membagi empat fungsi utama bisnis yaitu, produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia atau kepegawaian.

Ø  Departementalisasi Divisional

Banyak perusahaan besar, dengan banyak jenis produk, diorganisasikan menrut struktur organisasi divisiona. Bila departementalisasi perusahaan menjadi terlalu komplek dan tidak praktis bagi struktur fungsional, manajer perlu membentuk divisi-divisi semi otonomi, dimana setiap divisi merancang, memproduksi, dan memasarkan produknya sendiri.

Organisasi divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah(geografis), langganan, dan proses atau peralatan.

Ø  Organisasi Proyek dan Matriks

Bentuk organisasi proyek dan matriks adalah tipe departementalisasi campuran (hybrid design). Kedua struktur organisasi ini tersususn dari satu atau lebih tipe-tipe departementalisasi lainnya. Struktur proyek dan matriks bermaksud untuk mengkombinasikan kebaikan-kebaikan kedua tipe design fungsional dan divisional dengan menghindarkan kekurangan-kekurangannya. Pendekatan tradisional terhadap organisasi yang telah dibahas sebelumnya tidak memberikan kemudahan dan fleksibilitas untuk menangani kegiatan-kegiatan yang kompleks dan melibatkan keahlian dari berbagai bidang fungsional organisasi. Kedua bentuk departementalisasi proyek dan matriks mencakup cara-cara penggabungan personalia organisasi dengan berbagai spesialisasi untuk menyelesaikan suatu tugas.

F. KELOMPOK-KELOMPOK KERJA FORMAL ORGANISASI

Organisasi mempunyai tiga tipe utama kelompok-kelompok kerja formal :

1.      Kesatuan tugas khusus(task force).

Kesatuan ini keberadaanya hanya sampai tugas diselesaikan atau masalah dipecahkan. Kesatuan tugas biasanya dibentuk untuk menangani masalah-masalah dan tugas-tugas yang kompleks dan melibatkan satuan kerja organisasi.

2.      Panitia tetap.

Panitia tetap biasanya disebut sebagai panitia structural, adalah bagian tetap dari struktur suatu organisasi yang dibentuk guna menangani tugas yang terus menerus ada dalam organisasi, seprti panitia anggaran, panitia pengembangan produk baru, panitia pembelian, dsb.

3.      Dewan dan Komisi.

Dewan (boards) dibentuk dari individu-individu yang dipilih atau ditugaskan untuk mengelola suatu organisasi masyarakat atau swasta. Contohnya dewan direktur(Direksi).

Komisi biasanya diangkat oleh pejabat pemerintah untuk melaksanakan tugas-tugas administrative, legistatif atau pengaturan, seperti komisi perdagangan, harga, dsb.

Berbagai kegunaan yang ditimbulkan panitia adalah :

a.       Keputusan-keputusan dengan kualitas lebih baik.

b.      Meningkatkan penerimaan.

c.       Memperbaiki koordinasi.

d.      Tempat latihan bagi manajer.

e.       Penyebaran kekuasaan.

f.       Menghindarkan konsekuensi-konsekuensi yang tidak menyenangkan.

G. ORGANISASI INFORMAL

Organisasi informal memainkan peranan penting dalam dinamika perilaku organisasi. Organisasi informal berdiri atas struktur yang tidak jelas, fleksibel, sukar didefinisikan, keanggotaannya sulit ditentukan dan pola hubungan diantara para anggota tanpa tujuan yang khusus.

Argyris mengemukakan 4 bidang utama dimana organisasi formal dan informal berbeda :

1. Hubungan-hubungan antar pribadi.

2. Kepemimpinan

3. Pengendalian perilaku.

4. Ketergantungan.

Alasan utama terbentuknya organisasi informal adalah untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan manusiawi yang tidak sepenuhnya dapat dipuaskan oleh organisasi formal seperti kebutuhan hubungan sosial.

Kelompok-kelompok informal melaksanakan fungsi-fungsi :

·         Menetapkan.

·         Memberikan dukungan terhadap tujuan organisasi.

·         Menstimulasi komunikasi efektif.

·         Memberikan kepuasan.

Kelompok-kelompok informal ini walaupun tidak ditetapkan secara formal oleh organisasi, dapat menyebabkan timbulnya berbagai masalah bagi manajer. Kelompok-kelompok informal tidak dapat dihindarkan kehadirannya, dan manajemen akan melakukan tindakan sia-sia bila mencoba menentang dan menghapuskannya, karena hal ini akan menimbulkan konflik terus menerus.